Cách gửi hàng qua bưu điện (Chi tiết từ A – Z)

1. Gửi hàng qua bưu điện gồm những hình thức nào?

Bưu điện Việt Nam (VNPost) là đơn vị logistics quốc gia cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển bưu kiện và thu hộ COD phục vụ cá nhân lẫn người bán hàng online thông qua 3 hình thức chính:

• Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS: Được sử dụng để gửi các sản phẩm, hàng hóa cần vận chuyển đến người nhận trong khoảng thời gian ngắn. Mã bưu kiện này được bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM112233VN)
• Dịch vụ bảo đảm bưu phẩm: Sử dụng để gửi các loại giấy tờ, công văn, chứng từ quan trọng. Mã bưu kiện này được bắt đầu với chữ R (Ví dụ: RM112233VN)
• Dịch vụ gửi bưu kiện: Áp dụng để gửi các loại hàng hóa thông thường có mức phí rẻ hơn hình thức chuyển phát nhanh, tuy nhiên thời gian sẽ lâu hơn. Mã bưu kiện bắt đầu với chữ C (Ví dụ: CM112233VN)

Dưới đây là bảng so sánh về thời gian giao hàng, mức giá và ưu nhược điểm của 3 hình thức trên:

Mỗi hình thức đều có những đặc điểm, ưu điểm và mức giá khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của người gửi.

2. Quy trình 3 bước gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thực hiện việc gửi hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa

Khi vận chuyển, hàng hóa sẽ qua nhiều chặng và lưu kho, vì vậy cần đóng gói chắc chắn tránh hàng hoá bị va đập hư hỏng. Hàng dễ vỡ phải dán nhãn cảnh báo rõ ràng để nhân viên xử lý cẩn thận. Ghi đầy đủ thông tin người nhận, mã vận chuyển và lưu ý cần thiết lên bao bì để đảm bảo giao hàng chính xác.

Để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bạn cần chuẩn bị thùng carton đóng hàng chắc chắn, băng keo đóng gói chất lượng và các vật liệu đệm như xốp hơi, xốp mút hoặc giấy báo. Đối với hàng dễ ẩm, nên sử dụng thêm túi nilon chống thấm. Bên cạnh đó, bút viết không phai để ghi địa chỉ, túi zip cho vật nhỏ và nhãn dán cảnh báo “Dễ vỡ”, “Cẩn thận” cũng rất cần thiết. Việc chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp hàng hóa được bảo vệ tốt nhất và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Bước 2: Chọn bưu cục và gửi hàng

Tiếp theo, bạn cần đưa kiện tới bưu cục gần nhất. Nếu bạn đang ở khu vực phía Nam, việc tra cứu danh sách bưu điện TPHCM sẽ giúp bạn tìm thấy điểm gửi hàng thuận tiện nhất. Khi đến bưu cục, nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa và tư vấn chi phí vận chuyển cũng như các hình thức gửi phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cần điền đầy đủ thông tin người nhận lên phiếu gửi hàng một cách chính xác và nhớ giữ lại bản sao để đối chiếu khi cần thiết.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục gửi hàng

Nhân viên bưu điện sẽ tư vấn về các hình thức vận chuyển phù hợp như chuyển phát nhanh, bưu kiện hay bưu phẩm bảo đảm dựa trên nhu cầu của bạn. Nếu bạn kinh doanh và cần thu tiền hộ, hãy tìm hiểu kỹ về cách ship COD bưu điện để được nhân viên hướng dẫn chi tiết về quy trình nhận tiền sau này.

Sau khi kiểm tra khối lượng, kích thước và loại hàng hóa, nhân viên sẽ báo mức phí chính xác. Trước khi hoàn tất, cả hai bên cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên phiếu một lần nữa để tránh sai sót. Bạn sẽ giữ bản sao phiếu gửi để đối chiếu khi nhận tiền thu hộ hoặc xử lý sự cố phát sinh.

3. Gửi hàng qua bưu điện tốn bao nhiêu tiền?

Phí vận chuyển được tính dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như khoảng cách, thời gian giao nhận, khối lượng cũng như kích thước của hàng hóa.

Sau khi xác định khối lượng, kích thước và loại hàng hóa, nhân viên sẽ tư vấn các hình thức vận chuyển phù hợp như EMS, bưu kiện hay bưu phẩm bảo đảm, đồng thời báo mức phí chính xác cho từng dịch vụ.

Nếu chưa rõ về quy trình COD và thu hộ, đừng ngại hỏi trực tiếp để được hướng dẫn chi tiết. Để hiểu rõ hơn về cách tính phí và lựa chọn dịch vụ tối ưu, bạn cần nắm được các yếu tố ảnh hưởng đến cước phí, bảng giá cụ thể của từng dịch vụ, cũng như mức phí theo trọng lượng để có thể ước tính chi phí trước khi gửi hàng.

Phí Khi Gửi Đồ Bưu Điện

Để giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp và ước tính chi phí chính xác, dưới đây là bảng giá chi tiết cho cả hai dịch vụ phổ biến nhất của bưu điện Việt Nam.

Bảng giá tham khảo cho các tuyến phổ biến (EMS):

Lưu ý: Đây chỉ là bảng giá tham khảo, mức giá có thể thay đổi theo thời gian và chính sách của VNPost.

Bảng giá ship COD dịch vụ bưu kiện

Ngoài ra, bạn có thể tính tiền ship qua bưu điện trên trang chủ của Vietnampost:

Tra cứu ước tính cước phí: https://vietnampost.vn/vi/ca-nhan/chuyen-phat/chuyen-phat-trong-nuoc#!?tab=uoc-tinh-cuoc-phi

Ghi chú:

• Giá trên đã bao gồm thuế VAT
• Đối với bưu gửi trên 2kg: tính phí theo từng kg hoặc phần kg thừa (VD: 2.1kg sẽ tính như 3kg, 4.2kg sẽ tính như 5kg)
• Bảng giá có thể thay đổi theo thông báo của bưu điện

Cước phí bưu điện phụ thuộc vào những gì?

Cước phí sẽ phụ thuộc vào các yếu tố chính sau:

• Trọng lượng và kích thước: Hàng càng nặng, kích thước càng lớn, cước phí càng cao
• Loại dịch vụ: EMS có giá cao hơn bưu phẩm bảo đảm và bưu phẩm thường
• Khoảng cách: Cước phí tăng theo khoảng cách giữa điểm gửi và điểm nhận
• Dịch vụ gia tăng: COD (thu hộ), bảo hiểm, báo phát sẽ tính thêm phí

Để giảm chi phí gửi hàng, hãy đóng gói gọn gàng nhằm giảm kích thước và trọng lượng. Gộp nhiều đơn hàng cùng địa chỉ nhận sẽ tiết kiệm đáng kể. Chọn bưu phẩm thường cho hàng không cần giao gấp. Đăng ký tài khoản khách hàng thường xuyên để hưởng ưu đãi. Gửi hàng với số lượng lớn giúp được mức giá tốt hơn.

Gửi Đồ Qua Bưu Điện Bao Nhiêu 1kg?

Gửi đồ qua bưu điện 1kg có giá từ 12.000 đến 60.000 VNĐ,giá chi tiết còn tùy vào loại dịch vụ như gửi thường, gửi nhanh hay chuyển phát hỏa tốc. Ngoài ra, phí tăng nếu bạn chọn dịch vụ bảo hiểm hoặc giao hàng thu tiền (COD). Để hiểu rõ hơn về chi phí, bạn cần nắm vững cách tính cước vận chuyển, vì giá cước sẽ thay đổi tùy theo trọng lượng, kích thước hàng hóa và vùng gửi.

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu?

Thời gian giao hàng qua bưu điện thường từ 2 đến 7 ngày. Nếu kiện hàng của bạn đi xa và khó xử lý nếu bị hoàn trả, bạn nên tìm hiểu kỹ cách ship hàng đi tỉnh để tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.

==> Xem thêm cách ship hàng online để chọn đơn vị vận chuyển phù hợp và tiết kiệm chi phí vận chuyển tối đa.

4. Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng

Để đảm bảo quá trình vận đơn diễn ra thuận lợi và hiệu quả, những lưu ý quan trọng sau đây sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro thường gặp: từ cách xử lý sự cố và hiểu rõ thời gian giao hàng, đến thành thạo kỹ thuật đóng gói và điền phiếu gửi chính xác, cũng như biết cách khiếu nại khi hàng bị mất và nắm được giờ làm việc của bưu điện.

Lưu ý về đóng gói hàng hoá

Khi gửi hàng hóa qua bưu điện, việc đóng gói cẩn thận và khai báo chính xác là vô cùng quan trọng. Người gửi cần chú ý đóng gói sản phẩm một cách chắc chắn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Đồng thời, cần khai báo đúng giá trị hàng hóa để thuận tiện cho việc bảo hiểm và đền bù nếu có sự cố. Việc ghi rõ thông tin người gửi và người nhận, kèm theo số điện thoại chính xác, sẽ giúp quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi. Đối với những mặt hàng có giá trị cao, nên lựa chọn dịch vụ bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi.

Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý không được gửi các mặt hàng cấm như chất cháy nổ, chất độc hại, ma túy, vũ khí, các ấn phẩm văn hóa phẩm đồi trụy hay những động vật sống. Những mặt hàng này không chỉ vi phạm quy định của bưu điện mà còn có thể gây nguy hiểm cho quá trình vận chuyển và nhân viên giao nhận.

Cách viết phiếu gửi hàng bưu điện

Khi điền phiếu gửi hàng, việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ là vô cùng quan trọng. Phần thông tin người gửi cần được ghi rõ ràng, bao gồm họ tên đầy đủ, địa chỉ cụ thể (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố) và số điện thoại liên hệ. Tương tự, phần thông tin người nhận cũng phải được điền chính xác với các chi tiết tương tự để đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa chỉ.

Ngoài ra, việc ghi rõ thông tin về hàng hóa như loại hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị là rất cần thiết. Đối với những hàng hóa có yêu cầu đặc biệt như hàng dễ vỡ hoặc hàng có giá trị cao, cần có ghi chú cụ thể để nhân viên vận chuyển có biện pháp xử lý phù hợp. Sau khi hoàn tất việc gửi hàng, bạn nên giữ lại bản sao phiếu gửi hàng để phục vụ cho việc theo dõi và khiếu nại nếu có sự cố xảy ra.

Thời gian làm việc của bưu điện

Các điểm giao dịch bưu điện thường hoạt động từ 7 giờ 30 phút đến 19 giờ trong các ngày làm việc. Tuy nhiên, hầu hết các điểm giao dịch sẽ đóng cửa vào buổi chiều thứ Bảy và Chủ Nhật, với một số điểm giao dịch lớn có thể vẫn duy trì hoạt động trong suốt cuối tuần.

Xử lý khi gặp sự cố chuyển phát qua bưu điện

Khi gặp các sự cố hàng bị mất, chuyển hoàn, hư hỏng hoặc giao chậm, hãy liên hệ bưu điện ngay lập tức. Đồng thời thông báo cho khách hàng để cùng tìm giải pháp. Xử lý nhanh chóng giúp duy trì lòng tin khách hàng.

Dịch vụ COD có nhiều rủi ro. Khách hàng có thể đổi ý và từ chối nhận hàng. Đối thủ cạnh tranh thường đặt hàng ảo để gây thiệt hại. Họ tạo nhiều đơn hoàn trả làm tổn hại tài chính và uy tín doanh nghiệp. Những hành vi này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh.

Tạo danh sách đen là biện pháp cần thiết. Ghi nhận những khách hàng đã từng không nhận hàng. Khi họ đặt hàng lại, yêu cầu đặt cọc trước. Chính sách này giảm tổn thất từ đơn hoàn trả. Đồng thời tạo rào cản tâm lý ngăn chặn đơn hàng không chân thành. Áp dụng biện pháp phòng ngừa giúp bảo vệ lợi ích doanh nghiệp trong thương mại điện tử.

Gửi hàng bưu điện bị mất hàng

Trong trường hợp hàng hóa bị mất trong quá trình vận chuyển, việc lưu giữ mã vận đơn và phiếu gửi hàng là vô cùng quan trọng. Những giấy tờ này sẽ là căn cứ pháp lý để bạn thực hiện việc khiếu nại. Theo quy định, thời hạn khiếu nại là 6 tháng, và cơ quan bưu điện sẽ giải quyết trong vòng 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận đơn khiếu nại.

Đối với các dịch vụ như EMS và bưu phẩm bảo đảm, khách hàng sẽ được bồi thường theo giá trị hàng hóa đã khai báo, với mức tối đa là 3 triệu đồng. Khi xảy ra sự cố, bạn cần mang phiếu gửi hàng đến trực tiếp tại bưu điện để tiến hành đối soát và yêu cầu bồi thường một cách chính thức.

5. Cách ship COD và lấy hàng tận nhà

Dịch vụ lấy hàng tại nhà của bưu điện phù hợp với các chủ shop online bận rộn cần giải pháp vận chuyển hiệu quả mà không cần đến bưu cục. Dịch vụ này tuân theo quy trình 5 bước được tối ưu hóa:

1. Chuẩn Bị Đóng Gói – Đóng gói hàng hóa trong thùng carton chắc chắn hoặc bao bì phù hợp
2. Ghi Địa Chỉ – Ghi rõ ràng địa chỉ người gửi và người nhận trên bề mặt bao bì
3. Đặt Lịch Lấy Hàng – Gọi đến số điện thoại bưu điện gần nhất để hẹn lịch thu gom tại nhà
4. Xử Lý Thanh Toán – Trả phí vận chuyển trực tiếp cho nhân viên bưu điện khi lấy hàng
5. Hoàn Tất Giao Hàng – Bưu điện xử lý việc giao hàng trực tiếp đến địa chỉ người nhận

Dịch vụ này loại bỏ thời gian di chuyển đến bưu cục trong khi vẫn duy trì tiêu chuẩn vận chuyển chuyên nghiệp, đặc biệt có giá trị đối with các doanh nghiệp tại nhà quản lý nhiều đơn hàng hàng ngày.

Hệ Thống Thu Tiền và Xử Lý Ship COD

Dịch vụ COD (Thu tiền hộ) cho phép người bán thu tiền khi giao hàng, với bưu điện đóng vai trò trung gian cho các giao dịch an toàn. Hiểu rõ cả quy trình gửi và nhận đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ.

Quy Trình Thu Tiền COD: Sau khi giao hàng thành công, người bán có thể thu tiền COD bằng cách đến bưu điện với giấy tờ tùy thân và biên lai gửi hàng gốc. Nhân viên bưu điện xác minh chi tiết giao dịch và xử lý việc trả tiền sau khi xác nhận.

Cấu Trúc Dịch Vụ COD: Phí COD thường dao động từ 1-3% số tiền thu hộ, tùy thuộc vào giá trị giao dịch và chính sách của bưu điện. Dịch vụ bao gồm thu tiền, xác minh và chuyển tiền về cho người gửi, với khung thời gian cụ thể cho việc xử lý thanh toán.

Người bán phải khai báo chính xác số tiền thu hộ trong quá trình gửi hàng ban đầu để đảm bảo tính phí chính xác và hoàn thành giao dịch suôn sẻ. Cách tiếp cận tích hợp này đối với dịch vụ bưu điện cung cấp giải pháp vận chuyển và thanh toán đáng tin cậy cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, kết hợp sự tiện lợi với tính bảo mật tài chính.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách gửi hàng thu tiền hộ qua bưu điện, bạn có thể tham khảo bài viết đầy đủ về cách ship COD bưu điện.

6. Cách kiểm tra tình trạng đơn hàng bưu điện

Theo dõi tình trạng đơn hàng sau khi gửi là bước quan trọng giúp bạn nắm bắt thông tin vận chuyển và chủ động liên hệ với người nhận. VNPost cung cấp 4 phương thức tra cứu chính giúp bạn kiểm tra đơn hàng mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng và chính xác.

Cách tra cứu qua website VNPost

Website chính thức VNPost là phương thức tra cứu phổ biến và đáng tin cậy nhất với giao diện thân thiện và thông tin chi tiết.

Quy trình tra cứu từng bước:

1. Truy cập website chính thức VNPost tại địa chỉ: https://www.vnpost.vn
2. Tìm và chọn mục “Theo dõi Bưu gửi” hoặc “Tra cứu bưu gửi” trên trang chủ
3. Nhập chính xác mã vận đơn (tracking number) vào ô tìm kiếm được cung cấp
4. Nhấn nút “Theo dõi” để hệ thống xử lý và hiển thị kết quả

Hệ thống sẽ cung cấp thông tin toàn diện bao gồm thời gian tiếp nhận, tình trạng hiện tại, lịch sử di chuyển chi tiết và dự kiến thời gian giao hàng, giúp bạn theo dõi hành trình vận chuyển một cách minh bạch.

Tra cứu qua SMS

Dịch vụ tra cứu qua SMS cho phép kiểm tra tình trạng đơn hàng ngay cả khi không có kết nối internet, đặc biệt hữu ích trong các tình huống di chuyển. Để sử dụng dịch vụ này, bạn cần soạn tin nhắn theo đúng cú pháp VNP kèm theo mã vận đơn, sau đó gửi đến số tổng đài 8177. Hệ thống sẽ tự động xử lý và gửi tin nhắn phản hồi với thông tin tình trạng đơn hàng hiện tại trong thời gian ngắn.

Cần lưu ý rằng dịch vụ này có thể phát sinh phí tin nhắn theo quy định của các nhà mạng viễn thông, do đó bạn nên kiểm tra cước phí trước khi sử dụng. Đảm bảo nhập đúng mã vận đơn để nhận thông tin chính xác và tránh lãng phí cước phí không cần thiết.

Tra cứu qua ứng dụng VNPost

Ứng dụng di động VNPost mang đến trải nghiệm tra cứu tiện lợi với nhiều tính năng bổ sung và giao diện được tối ưu cho thiết bị di động. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần tải và cài đặt ứng dụng VNPost từ App Store dành cho iOS hoặc Google Play Store dành cho Android. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể đăng nhập tài khoản cá nhân hoặc sử dụng chức năng tra cứu khách không cần đăng nhập.

Trong ứng dụng, bạn chọn mục “Tra cứu vận đơn” từ menu chính, nhập mã vận đơn cần kiểm tra và xem thông tin chi tiết cập nhật realtime về đơn hàng. Ứng dụng còn cung cấp tính năng thông báo tự động khi có cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp bạn theo dõi hiệu quả hơn mà không cần phải kiểm tra thủ công thường xuyên.

Các trạng thái đơn hàng thường gặp

Hiểu rõ ý nghĩa của từng trạng thái giúp bạn nắm bắt chính xác tình hình vận chuyển và có những hành động phù hợp khi cần thiết.

• Chấp nhận gửi: Đơn hàng đã được tiếp nhận và xử lý tại bưu cục gửi, bắt đầu hành trình vận chuyển
• Đang vận chuyển: Đơn hàng đang được vận chuyển qua các trung tâm phân loại và bưu cục trung gian
• Đến bưu cục phát: Đơn hàng đã đến bưu cục phụ trách khu vực của người nhận, chuẩn bị giao hàng
• Đang phát: Nhân viên bưu điện đang thực hiện việc giao hàng trực tiếp cho người nhận
• Phát thành công: Người nhận đã ký nhận và hoàn tất quá trình giao hàng
• Chuyển hoàn: Hàng không thể phát được do các lý do khách quan và đang được chuyển trả về người gửi
• Hoàn thành công: Đơn hàng đã được hoàn trả thành công cho người gửi ban đầu

Việc theo dõi thường xuyên các trạng thái này giúp bạn chủ động liên hệ với người nhận hoặc bưu cục khi cần thiết, đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.

Vận chuyển hàng hóa online qua bưu điện là phương thức vận chuyển tiện lợi và đáng tin cậy được nhiều người lựa chọn. Với những hướng dẫn chi tiết về các hình thức gửi hàng từ EMS, bưu phẩm bảo đảm, bưu kiện đến bưu phẩm thường, quý khách có thể dễ dàng lựa chọn phương thức phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.

ZADOR – XƯỞNG SẢN XUẤT THÙNG GIẤY CARTON UY TÍN, CHẤT LƯỢNG

• Địa chỉ: Lô A25/I Đường 2C, Khu Công Nghiệp Vĩnh Lộc, phường Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 094.9999.601
• Email: baobigiayzador@gmail.com
• Website: https://zador.vn